Oppdatert veiledning om aktsomhetsvurderinger – tydeligere krav til metode og dokumentasjon
Forbrukertilsynet har nylig publisert en oppdatert veiledning om aktsomhetsvurderinger etter Åpenhetsloven. Veiledningen gir et langt tydeligere bilde av hva som faktisk forventes av bedrifter – ikke bare hva som skal gjøres, men hvordan arbeidet bør gjennomføres, dokumenteres og følges opp over tid.
For mange bedrifter handler dette ikke om helt nye krav, men om økte forventninger til struktur, kvalitet og etterprøvbarhet. Det holder ikke lenger å ha informasjon liggende spredt eller basere seg på enkeltstående vurderinger. Arbeidet må være systematisk, løpende og godt dokumentert.
Aktsomhetsvurderinger er et kontinuerlig arbeid
Et sentralt poeng i veiledningen er at aktsomhetsvurderinger ikke er en engangsøvelse. Risiko i leverandørkjeder endrer seg, og vurderingene må oppdateres når nye leverandører tas inn, forhold i produksjonsland endres eller ny informasjon kommer frem gjennom oppfølging og dialog.
Forbrukertilsynet forventer blant annet at bedrifter:
jobber risikobasert og prioriterer der risikoen er størst
oppdaterer vurderinger når relevante forhold endrer seg
kan forklare hvorfor enkelte risikoer følges tettere enn andre
Tavler hjelper bedrifter med dette ved å gjøre aktsomhetsvurderinger til en levende prosess, ikke et dokument som oppdateres én gang i året. Risikoer, leverandører og tiltak kan følges opp fortløpende, og endringer loggføres slik at historikken bevares.
Flere kilder gir bedre og mer troverdige vurderinger
Den oppdaterte veiledningen er særlig tydelig på at aktsomhetsvurderinger må bygge på flere relevante kilder. Å basere seg på én enkelt informasjonskilde gir sjelden et tilstrekkelig bilde av faktisk risiko.
I praksis innebærer dette at bedrifter kombinerer informasjon fra flere hold, for eksempel:
offentlige registre og tilgjengelige databaser
bransjerapporter og overordnede risikovurderinger
tredjepartsanalyser eller revisjoner
informasjon innhentet direkte fra leverandører, blant annet gjennom strukturerte spørreundersøkelser, dialog og målrettede spørsmål
Når slike kilder vurderes samlet, gir det et mer nyansert og pålitelig beslutningsgrunnlag. Samtidig understreker Forbrukertilsynet at svar fra leverandører, enten de kommer via spørreundersøkelser eller egenerklæringer, alltid må vurderes kritisk og sees i sammenheng med annen tilgjengelig informasjon.
I Tavler kan alle disse kildene samles på ett sted. Spørreundersøkelser til leverandører, eksterne rapporter og øvrig dokumentasjon kan knyttes direkte til den enkelte leverandør og risiko, slik at vurderingene blir helhetlige og etterprøvbare.
Dokumentasjon og sporbarhet er avgjørende
Veiledningen legger stor vekt på at arbeidet må kunne dokumenteres. Det er ikke nok å si at aktsomhetsvurderinger er gjennomført – bedrifter må kunne vise hvordan de er gjort.
Det innebærer tydelig sammenheng mellom:
identifisert risiko
hvilke kilder som er brukt
hvilke vurderinger som er gjort
hvilke tiltak som er besluttet og fulgt opp
Uten denne sporbarheten blir redegjørelsen etter Åpenhetsloven både svakere og vanskeligere å forsvare ved tilsyn. Mange bedrifter opplever at informasjonen finnes, men er spredt i e-poster, Excel-filer og dokumentmapper. Tavler løser dette ved å samle hele kjeden – fra kilde til tiltak – i ett system. Hver vurdering kan spores tilbake til hvilke kilder som er brukt, inkludert spørreundersøkelser og leverandørdialog, noe som gir trygghet både internt og eksternt.
Leverandørdialog som en del av vurderingsgrunnlaget
Forbrukertilsynet er tydelig på at dialog med leverandører er en viktig del av aktsomhetsarbeidet, men også at denne informasjonen må brukes riktig. Spørreundersøkelser og dialog gir verdifull innsikt, men kan ikke stå alene.
Tavler gjør det mulig å bruke leverandørdialog på en strukturert måte, der svar fra spørreundersøkelser automatisk inngår som én av flere kilder i vurderingen. Dette gjør det enklere å sammenligne informasjon over tid, avdekke avvik og prioritere videre oppfølging der risikoen er størst.
Dette er nettopp utfordringen Tavler er laget for å løse
Den oppdaterte veiledningen fra Forbrukertilsynet tydeliggjør forventningene til metode, dokumentasjon og kildebredde. Samtidig viser den hvorfor mange bedrifter trenger bedre verktøy for å håndtere dette i praksis.
Med Tavler får bedrifter:
ett samlet system for aktsomhetsvurderinger
støtte for bruk av flere kilder, inkludert spørreundersøkelser
løpende dokumentasjon og historikk
enklere og mer presis redegjørelse etter Åpenhetsloven
For bedrifter som tar dette på alvor, handler aktsomhetsvurderinger ikke bare om å oppfylle et lovkrav, men om bedre kontroll, redusert risiko og økt tillit. Tavler er laget for å støtte denne måten å jobbe på – strukturert, dokumentert og i tråd med veiledningen.