Fristen for redegjørelsen etter åpenhetsloven nærmer seg, og akkurat nå sitter mange bedrifter i samme situasjon:
Man føler egentlig at man begynner å bli ferdig.
Redegjørelsen er kanskje skrevet. Leverandører er lagt inn. Noen vurderinger er gjort. Men så starter den siste gjennomgangen — og plutselig dukker det opp flere ting som ikke er helt på plass likevel.
Det er ofte ikke de store tingene som skaper utfordringer før publisering. Det er de små manglene man ikke oppdager før sent i prosessen.
Dette er noe mange bedrifter sier rett før redegjørelsen skal publiseres.
Ofte handler det om at:
leverandører ikke har blitt gjennomgått på nytt
vurderinger mangler dokumentasjon
oppfølging ligger spredt flere steder
redegjørelsen blir for generell
informasjon fortsatt ligger i Excel, e-post eller ulike mapper
Når man først begynner å gå ordentlig gjennom grunnlaget, oppdager mange at det fortsatt gjenstår mer enn forventet.
Ta en enkel test og få en rask indikasjon på hva som er på plass, og hva som eventuelt bør følges opp før redegjørelsen skal publiseres.
En vanlig misforståelse er at arbeidet er ferdig så snart redegjørelsen er skrevet. Men redegjørelsen skal også bygge på faktiske vurderinger og dokumentert arbeid gjennom året. Bedriften bør kunne vise hvordan risiko er vurdert, hvilke leverandører som er fulgt opp, og hvilke tiltak som eventuelt er gjennomført. Forbrukertilsynet kan føre tilsyn med arbeidet etter åpenhetsloven, og ved manglende eller mangelfull oppfølging kan det gis pålegg eller tvangsmulkt. Derfor velger mange bedrifter å bruke tiden før fristen til å dobbeltsjekke at grunnlaget faktisk henger sammen før publisering.
Det er spesielt noen områder som ofte går igjen før publisering. Leverandøroversikten er ikke så oppdatert som man trodde. Aktsomhetsvurderinger er ikke gjennomgått på nytt. Dokumentasjon ligger flere steder, og oppfølging av leverandører er vanskelig å finne igjen.
Når dette oppdages sent, blir det fort mye manuelt arbeid på kort tid. Mange opplever også at redegjørelsen blir mer generell enn planlagt når grunnlaget ikke er godt nok samlet.
For å gjøre det enklere å få en rask oversikt, har vi laget en fristsjekk som går gjennom noen av områdene mange jobber med akkurat nå før publisering.
Her kan dere blant annet få en indikasjon på:
om grunnlaget virker oppdatert
hva som eventuelt bør gjennomgås nærmere
hvilke områder mange ofte oppdager for sent
Målet er ikke å “bestå en test”, men å gjøre det enklere å se hva som eventuelt bør følges opp før redegjørelsen publiseres.
Har dere Tavler Kom i gang eller Tavler Pluss, er revisjonsmøte allerede inkludert i abonnementet deres. Mange kunder bruker revisjonsmøtet nå før fristen for å gå gjennom redegjørelsen, kontrollere vurderinger og dokumentasjon, og se hva som eventuelt bør oppdateres før publisering.
For mange handler denne perioden mest om å samle trådene før 30. juni. Og ofte er det nettopp den siste gjennomgangen som avgjør om publiseringen blir stressende — eller om man faktisk føler at man har kontroll på arbeidet bak redegjørelsen.
