Virksomheter som er omfattet av åpenhetsloven skal hvert år gjennomføre aktsomhetsvurderinger og publisere en oppdatert redegjørelse.
Et revisjonsmøte med Tavler hjelper dere å gå systematisk gjennom arbeidet fra foregående år, oppdatere leverandørkartleggingen, vurdere risikoer på nytt og ferdigstille redegjørelsen for publisering.
Møtet sikrer at arbeidet i Tavler er oppdatert og at virksomheten oppfyller kravene i åpenhetsloven på en strukturert og effektiv måte.
Revisjon av Åpenhetsloven – oppdater arbeidet for nytt år
Revisjonsmøtet er inkludert for dere som har Tavler Kom i gang eller Tavler Plus.
1. Oppdater leverandørlisten
Arbeidet starter med å oppdatere leverandørlisten i Tavler.
- Laste opp oppdatert leverandørliste
- Legge til nye leverandører og arkivere gamle
- Sikre at informasjon som organisasjonsnummer, land og kjøpsvolum er korrekt
Når listen er oppdatert, gjennomføres automatisert AI-søk på leverandørene for å hente relevant offentlig informasjon.
Dette gir et bedre grunnlag for vurdering av risiko i leverandørkjeden.
2. Gjennomgang av leverandørkartlegging
Basert på AI-søk og tidligere vurderinger gjennomgås leverandørkortene i Tavler.
- Om foreslått risikoindikator er riktig
- Om det finnes relevant informasjon eller erfaringer fra tidligere samarbeid
- Om bransje eller land må oppdateres
Eventuell dokumentasjon, for eksempel leverandørundersøkelser eller egenerklæringer, kan kobles til leverandørkortene.
3. Oppdater risikovurderinger
Neste steg er å gjennomgå risikoene som ble identifisert i foregående år.
- Om risikobildet har endret seg
- Om nye leverandører påvirker risiko
- Om tiltakene som ble etablert fungerer
Risikoene oppdateres i risikomatrisen dersom vurderingen av sannsynlighet eller konsekvens har endret seg.
4. Oppfølging av tiltak og oppgaver
I Tavler er det etablert oppgaver knyttet til de identifiserte risikoene.
I revisjonen går dere gjennom:
- Hva som er gjort siden sist
- Hvilke tiltak som er gjennomført
- Hvilke oppgaver som eventuelt må videreføres
Dette gir en tydelig dokumentasjon av hvordan virksomheten jobber med forbedring.
5. Oppdater styringsdokumenter
Basert på gjennomgangen oppdateres relevante dokumenter i Tavler, for eksempel:
- Retningslinjer for ansvarlig næringsliv
- Interne prosedyrer
- Beskrivelser av virksomheten
Dokumentene tilpasses virksomhetens faktiske praksis før de vedtas.
6. Oppdater og vedta redegjørelsen
Til slutt oppdateres redegjørelsen for aktsomhetsvurderinger basert på årets arbeid.
Når redegjørelsen er ferdigstilt:
- Behandles dokumentene i styret
- Redegjørelsen signeres av styret og daglig leder
- Redegjørelsen publiseres på virksomhetens hjemmeside
Frist for publisering er 30. juni hvert år.
Hva revisjonsprosessen består av
I revisjonsmøtet går vi gjennom arbeidet i Tavler sammen med dere og sikrer at:
leverandørkartleggingen er oppdatert
risikoene er riktig vurdert
dokumentene er klare for styrebehandling
redegjørelsen kan publiseres
Bruk gjerne verktøysiden vår for informasjon og korte opplæringsvideoer som hjelper deg å bruke Tavler til åpenhetsloven.