Ny og forbedret rapportfunksjon i Tavler
Det ligger ofte mye nyttig informasjon i Tavler. Risikoer er vurdert, leverandører er registrert, oppgaver er opprettet og arbeidet dokumenteres fortløpende. Men når informasjonen skal brukes videre i rapportering, møter eller oppfølging, kan det fort bli mye manuelt arbeid.
Derfor har vi forbedret rapportfunksjonen i Tavler.
Nå kan dere bruke informasjonen som allerede ligger i systemet til å lage ferdige og oversiktlige rapporter med analyser, nøkkeltall, grafer, tabeller, viktige funn og forslag til tiltak.
Rapporten kan deretter enkelt deles som en lenke eller lastes ned som PDF.
Velg hva rapporten skal analysere
Når dere oppretter en rapport, velger dere først hvilket datagrunnlag den skal bygge på. Dere kan blant annet lage rapporter basert på risikoer, leverandører eller oppgaver. Deretter velger dere hvilke tavler som skal være med. Det gjør det mulig å lage en rapport for eksempelvis ISO 9001, HMS eller åpenhetsloven, eller analysere informasjon på tvers av flere tavler og hele organisasjonen.
Dere kan også legge inn ekstra kontekst dersom det er noe spesielt rapporten bør ta hensyn til.
Fra risikoregister til en faktisk analyse
En risikorapport gjør mer enn å gjengi det som allerede står i risikoregisteret. Rapporten analyserer informasjonen og gir dere et samlet bilde av risikosituasjonen. Dere får blant annet oversikt over antall registrerte risikoer, gjennomsnittlig sannsynlighet og konsekvens, risikoscore og hvilke risikoer som vurderes som mest kritiske.
De mest alvorlige risikoene trekkes frem og forklares nærmere. Grafer gjør det enklere å sammenligne sannsynlighet og konsekvens, og rapporten kan vise hvordan risikoene fordeler seg mellom ulike tavler.
Den ser også etter temaer som går igjen i datagrunnlaget, slik at det blir lettere å oppdage områder som krever ekstra oppmerksomhet.
Rapporten vurderer også kvaliteten på dataene
En analyse blir ikke bedre enn informasjonen den bygger på. Derfor kan rapporten også synliggjøre mangler i datagrunnlaget. Det kan for eksempel være at enkelte opplysninger mangler, at et risikoregister ikke har vært oppdatert på en stund, eller at informasjonen ikke er detaljert nok til å gjøre en fullstendig vurdering.
På den måten blir rapporten også et verktøy for å se hvor dere bør forbedre eller komplettere registreringene i Tavler.
Få bedre oversikt over leverandørene
Rapporter kan også lages med utgangspunkt i leverandørregisteret. Dette kan være særlig nyttig i arbeidet med åpenhetsloven og aktsomhetsvurderinger. En leverandørrapport kan blant annet vise hvor mange leverandører som er vurdert, hvordan risikonivåene fordeler seg, hvilke leverandører som har høyest risiko og hvor det mangler informasjon.
Rapporten kan gå videre ned på den enkelte leverandøren og vise blant annet:
leverandør og organisasjonsnummer
land og bransje
risikonivå
begrunnelse for risikovurderingen
registrerte usikkerheter
sannsynlighet, konsekvens og risikoscore
Informasjonen presenteres både gjennom tabeller, nøkkeltall og visualiseringer, slik at dere raskere kan danne dere et bilde av hvor oppfølgingen bør prioriteres.
Fra funn til forslag til tiltak
Rapporten stopper ikke nødvendigvis ved å identifisere risiko. På bakgrunn av informasjonen i Tavler kan den også komme med forslag til videre tiltak, sortert etter alvorlighetsgrad. For leverandører med høy risiko kan det for eksempel være aktuelt med en utvidet aktsomhetsvurdering, innhenting av ytterligere dokumentasjon eller tettere oppfølging. Rapporten kan også foreslå mer generelle tiltak dersom analysen avdekker mangler eller gjennomgående utfordringer i virksomheten.
Dere får dermed et bedre utgangspunkt for å gå fra oversikt til faktisk oppfølging.
Bestem selv hva rapporten skal inneholde
Ikke alle trenger den samme rapporten. Derfor kan dere velge hvilke deler som skal tas med.
Avhengig av rapporttype kan dere blant annet inkludere:
sammendrag
mest alvorlige risikoer
risiko fordelt på tavler
gjennomgående temaer
vurdering av datakvalitet
grafer og visualiseringer
forslag til tiltak
Dere kan også legge inn ekstra kontekst før rapporten lages. Har dere for eksempel fått nye leverandører, gjennomført organisatoriske endringer eller ønsker spesielt fokus på ett område, kan dette tas med som bakgrunn for analysen.
Del rapporten eller last den ned som PDF
Når rapporten er ferdig, er den også enkel å bruke videre. Dere kan kopiere og dele rapporten som en lenke, slik at kolleger, ledelsen, styret eller andre relevante personer kan åpne den. Rapporten kan også lastes ned som PDF. Da får dere en ferdig rapport som kan lagres som dokumentasjon, sendes videre, brukes i møter eller legges ved annet rapporteringsarbeid.
Det betyr at dere slipper å hente informasjon fra Tavler og bygge opp rapporten på nytt i Word, Excel eller PowerPoint.
Mindre tid på rapportering, mer tid på oppfølging
Målet med den forbedrede rapportfunksjonen er enkelt: Informasjonen dere allerede har registrert i Tavler skal bli enklere å bruke.
I stedet for at data blir liggende spredt i registre og tavler, kan de settes sammen til en strukturert rapport som viser hva som er viktig, hvor utfordringene ligger og hva som bør følges opp videre. Fra registrerte data til ferdig analyse, på ett sted.
Den nye rapportfunksjonen finner dere under Rapporter i Tavler.