Driver du et elektrikerfirma? Har du kontroll på alle kravene som gjelder?
HMS, internkontroll, personvern og dokumentasjon. Som elektrikerfirma er det mange krav å holde styr på. Men har dere egentlig oversikt over alt som må være på plass?
Når man driver et elektrikerfirma, er det mye som skal følges opp. Elektrikere skal ha riktig opplæring, HMS-rutiner må være på plass, arbeidet skal dokumenteres og personopplysninger må håndteres riktig.
Samtidig skal kundene følges opp, prosjektene gjennomføres og den daglige driften gå rundt.
For mange små og mellomstore elektrikerfirmaer kan det være utfordrende å holde oversikt over alle kravene, spesielt når dokumentasjonen ligger spredt i Excel-ark, mapper og forskjellige systemer.
Så hva bør dere egentlig ha kontroll på?
1. HMS: Har dere rutinene på plass?
Elektrikere jobber ofte med oppgaver som innebærer risiko. Derfor er det viktig å ha gode HMS-rutiner som faktisk brukes i hverdagen. Firmaet må blant annet sørge for at risiko blir vurdert, ansatte får nødvendig opplæring, og at avvik og uønskede hendelser blir fulgt opp.
Det holder ikke å ha et HMS-system som ingen bruker. Rutinene må være kjent for elektrikerne og tilpasset arbeidet de utfører.
Spør dere selv:
Har vi oppdaterte risikovurderinger?
Vet elektrikerne hvordan de skal melde avvik?
Har vi dokumentasjon på nødvendig HMS-opplæring?
Følger vi opp rutinene våre jevnlig?
Manglende HMS-oppfølging kan føre til pålegg fra Arbeidstilsynet og i alvorlige tilfeller stans i arbeidet.
2. Internkontroll: Kan dere dokumentere at kravene følges?
Elektrikerfirmaer må ha internkontroll som er tilpasset virksomheten. Dette omfatter blant annet krav knyttet til elsikkerhet, HMS, ansvarsfordeling og dokumentasjon. Dere må ha oversikt over hvilke krav som gjelder, hvem som har ansvar, og hvordan arbeidet følges opp. For elektrikerfirmaer er det også viktig å ha kontroll på relevante krav fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB).
Hvis dokumentasjonen ligger spredt i forskjellige mapper og systemer, kan det fort bli vanskelig å finne det man trenger.Med gode rutiner blir det enklere både å følge opp arbeidet og å vise at firmaet har kontroll.
3. GDPR: Har dere kontroll på kundenes og de ansattes personopplysninger?
GDPR gjelder også elektrikerfirmaer. Dere håndterer gjerne navn, telefonnumre, adresser, e-poster, kundeinformasjon og opplysninger om ansatte. Alt dette kan være personopplysninger som må behandles i tråd med regelverket.
Og det kan bli dyrt hvis rutinene svikter.
To norske firmaer i elektrobransjen er oppført med GDPR-gebyrer på til sammen 310 000 kroner:
Elektro & Automasjon Systemer AS: 200 000 kroner for ulovlig kredittvurdering.
Elit Elektro AS: 110 000 kroner, i en sak omtalt med blant annet automatisk videresending av e-post.
Dette er dokumentert av Datatilsynet:
Les vedtaket om Elektro & Automasjon Systemer AS
Les om Elit Elektro AS i Datatilsynets årsrapport 2023
Sakene viser hvorfor det er viktig å ha kontroll på behandling av personopplysninger, tilgang til e-post og interne rutiner. Har dere oversikt over hvilke personopplysninger dere lagrer, hvem som har tilgang, og når opplysningene skal slettes?
Dette er spørsmål alle elektrikerfirmaer bør kunne svare på.
4. Kvalitet og ISO: Er dere klare for nye anbud?
For elektrikerfirmaer som ønsker å vokse og vinne flere oppdrag, kan gode kvalitetsrutiner være en fordel. I anbudsprosesser kan oppdragsgivere stille krav til dokumentasjon på hvordan firmaet jobber med kvalitet, miljø og HMS. ISO 9001 er en internasjonal standard for kvalitetsledelse som kan hjelpe dere med å strukturere rutiner, ansvar, avvik og forbedringsarbeid.
Dere trenger ikke nødvendigvis å være ISO-sertifisert for å begynne å jobbe etter standarden. Men dersom et anbud krever sertifisering eller bestemt dokumentasjon, må dere kunne oppfylle disse kravene. Å komme i gang med gode rutiner nå kan derfor gjøre firmaet bedre forberedt på fremtidige anbud.
5. Dokumentasjon: Hvor raskt finner dere det dere trenger?
Tenk deg at en kunde ber om dokumentasjon, en elektriker trenger en oppdatert rutine, eller dere får spørsmål i forbindelse med et tilsyn. Vet dere hvor alt ligger? I mange firmaer er informasjonen fordelt mellom permer, Excel-ark, e-poster og ulike digitale løsninger.
Det fungerer kanskje når firmaet er lite, men blir fort mer krevende når dere får flere ansatte og oppdrag. Med dokumentasjon og oppgaver samlet på ett sted blir det enklere å holde oversikt og følge opp det som må gjøres.
Slik kan Tavler hjelpe elektrikerfirmaet ditt
Det trenger ikke være komplisert å få bedre kontroll på kravene. Tavler hjelper små og mellomstore bedrifter med å samle rutiner, dokumentasjon, risikovurderinger og oppgaver i ett system.
Med Tavler kan dere blant annet:
Få bedre oversikt over HMS-rutiner og avvik.
Samle dokumentasjon og oppgaver på ett sted.
Jobbe mer strukturert med GDPR og personvern.
Komme i gang med kvalitetsarbeid etter ISO-standarder.
Gjøre det enklere å følge opp ansvar og rutiner i hverdagen.
Mindre tid på å lete etter dokumentasjon. Mer tid til kunder, ansatte og oppdrag. Enten dere ønsker bedre HMS-rutiner, hjelp med GDPR eller å komme i gang med ISO-arbeidet, kan Tavler hjelpe dere med å få oversikt.